Héraðsskjalasöfnin og sagan - þá, nú og framvegis

Hamri 204, laugardaginn 21. maí kl. 9.00-10.30.

Héraðsskjalasöfn eru 20 á Íslandi, umdæmi þeirra ná yfir stærsta hluta landsins og flesta íbúa þess. Þau eru lykilstofnanir við að tryggja varðveislu skjala, forðabúr sagnfræðinnar í kringum landið.

Upphaflega voru þau stofnuð að hvötum áhugamanna um héraðssögu og hlutu svo stjórnsýslulegt hlutverk sem vörslustaðir opinberra skjala sveitarfélaga auk þess að varðveita skjöl úr fórum einstaklinga, félagasamtaka og fyrirtækja á sínu svæði.

Saga sprettur ekki upp úr engu, frá sjónarhóli sagnfræði eru skjölin krúnudjásn ritheimilda. Örugg varðveisla og miðlun áreiðanlegra og réttra skjala í samræmi við upprunaregluna þ.e. án íhlutunar skjalavörslunnar um innihald og samhengi er grundvallaratriði gagnvart borgurum og sagnfræðingum ekki síður en stjórnsýslu og stjórnmálum.

Það kostar mikla vinnu og kunnáttu að halda úti opinberum skjalasöfnum, þau eru mikilvægur atvinnuvettvangur sagnfræðinga, bæði í hlutverki starfsmanna og sem notenda. Héraðsbragur ræður miklu um aðbúnað héraðsskjalasafna. Rekstur þeirra er samofinn sjálfsstjórn sveitarfélaga og gagnsæi stjórnsýslu þeirra að ógleymdri sjálfsvitund og sögu íbúanna.

Í málstofunni verður fjallað um hlutverk héraðsskjalasafna og starfsemi í þágu sagnfræði og samfélags, áskoranir og tækifæri í starfsemi þeirra.

Fyrirlestrar:

  • Hrafn Sveinbjarnarson, héraðsskjalavörður Kópavogi. „Opinber skjöl – stjórnsýsla og sjálfstæði héraðsskjalasafna, rafræna, áreiðanleiki og saga“
  • Þorsteinn Tryggvi Másson, héraðsskjalavörður Árnessýslu. „Laga- og stjórnsýsluumhverfi opinberrar skjalavörslu og héraðssaga“

Málstofustjóri: Guðmundur Þorsteinsson

 

Útdrættir

Opinber skjöl - stjórnsýsla og sjálfstæði héraðsskjalasafna, rafræna, áreiðanleiki og saga. 

Skjalavarsla og skjalagerð hefur jafnan notið lítillar hylli stjórnsýslu og valdhafa, en um leið verið þeim nauðsyn, nokkurskonar beisk hollusta. Skjalaaðgengi hefur markast af hagsmunagæslu, til góðs eða ills. Almannaréttur til skjala var fyrst festur í lög á 18. öld í Evrópu. Stjórnskipan hefur jafnan ráðið tilhögun opinberrar skjalavörslu og aðgengi að skjölum. Tækni og aðferðir við meðferð, myndun og vörslu skjala hafa mótast á löngum tíma og kallast á við þjóðskipulag og samfélag. Áreiðanleiki skjala og ábyrgð á myndun þeirra og vörslu er þungamiðja skjalavörslu. Það varðar miklu í réttarríki og er mikilsvert fyrir sagnfræðinga. 

Í erindinu verður annars vegar fjallað um hvernig opinbert vald og skjalavarsla tvinnast saman og um stjórnsýslulega stöðu héraðsskjalasafna sem hefur verið nokkur togstreita um á undanförnum árum. 

Hins vegar um hugmyndir um rafræna skjalavörslu og rafræna stjórnsýslu sem beint hafa athygli frá grundvallaratriðum skjalfestu og áreiðanleika með ofuráherslu á tæknilegar útfærslur upplýsingatækni. 

Ýmsar blikur eru á lofti í skjalavörslumálum, vörslubrestur liggur í loftinu og tölvuskýjanotkun hins opinbera bendir til djúpstæðs misskilnings á skyldum og ábyrgð á opinberri skjalavörslu. 

Laga- og stjórnsýsluumhverfi opinberrar skjalavörslu og héraðssaga. 

Lög um opinber skjalasöfn voru sett árið 2014 og skapaðist furðu lítil umræða um þau meðal sagnfræðinga sem þó eiga mikið undir þeim. Á 7 árum er komin nokkur reynsla af lögunum og ljóst að breytinga er þörf. 

Skylda til varðveislu skjala er hluti af lögbundnum skyldum sveitarfélaga og skal kostnaður vegna skjalavörslu á sveitarstjórnarstiginu greiddur af sveitarfélögunum sjálfum undantekningarlaust, til að tryggja jafnræði á milli þeirra sveitarfélaga sem sjálf eiga og reka héraðsskjalasöfn og þeirra sveitarfélaga sem eru afhendingarskyld á Þjóðskjalasafn. 

Horfa þarf til þess að öll sveitarfélög stofni eða verði aðilar að héraðsskjalasöfnum og tryggi þannig samfellu í stjórnsýslu sinni um leið og móttöku og vörslu einkaskjalasafna væri þá betur sinnt. Frá sjónarhóli héraðsskjalavörslu og sagnfræðinnar eru heimtur á skjölum afhendingarskyldra aðila og einkaskjalasafna betur komið þar sem héraðsskjalasöfn eru starfandi. Ákvæði um lestrarsal þarf að nýju að setja inn í lögin. 

Eftirlit Þjóðskjalasafns með héraðsskjalasöfnum þarf að afnema á sama tíma og verja þarf eftirlitshlutverk opinbera skjalasafna gagnvart stjórnsýslunni og leitast við að tryggja þeim stöðu innri endurskoðunar. Sveitarfélögunum er treystandi fyrir því að eiga og reka eigin skjalasöfn. 

Skipa þarf skjalaráð sem tekur stefnumótandi ákvarðanir fyrir hönd opinberra skjalasafna og tryggja að fjölskipað stjórnvald komi að grisjunarákvörðunum.